Oficinas

¿Qué es una oficina? 

Una oficina es un lugar en el que se lleva a cabo un trabajo, que puede ser de muy diversa índole. En el contexto de esta publicación se considerará como oficina el lugar, establecimiento o local destinado al desarrollo de algún tipo de trabajo profesional de gestión, administración u otro.

La oficina es el lugar en el que se desarrolla gran parte de la actividad de una empresa o un profesional autónomo. Debe disponer de una serie de recursos materiales y su espacio debe distribuirse de manera cómoda y funcional según las actividades que ahí se realicen y la cantidad de personas que en ella trabajen.

¿Cuáles son los usos comunes de una oficina? 

Aunque, en principio, el término puede referirse a un espacio en el que se realicen muchos tipos de trabajos, con el tiempo se han ido definiendo como  trabajos de oficina actividades de planificación, gerencia, administración e intelectuales, en contraposición con los trabajos físicos. Mientras tanto, los espacios destinados a trabajos más prácticos y físicos han ido decantándose por términos como taller, estudio y laboratorio, por ejemplo.

Teniendo esto en cuenta, las oficinas suelen estar dotadas de ordenadores, mobiliario de archivo, conexión a Internet, etc. Las oficinas pueden ser colectivas o individuales, y generalmente esto tiene que ver con el rango de los empleados dentro de la empresa.

Las estaciones de trabajo, las salas de reuniones, el acceso, la recepción y los espacios de descanso son elementos esenciales a la hora de diseñar y distribuir una oficina. Una de las misiones de la empresa es gestionar los espacios de la oficina de forma eficiente para generar un ambiente favorable, eficiente, sostenible y seguro, y lograr bienestar laboral.

¿Cuáles son los principales tipos de oficina? 

Podríamos asegurar que la oficina de una empresa es el reflejo de su personalidad, de su filosofía y, en definitiva, de su cultura organizacional. Los tipos de oficinas que existen son muchos, pero aquí se resumen las características de algunos de los principales de la actualidad.

1. Oficina virtual:

Una clase de oficina por la que muchos empresarios de éxito apostaron en sus inicios. Las oficinas virtuales son un espacio de trabajo digital. Permiten que un negocio se pueda llevar y gestionar desde casa u otros espacios sin que su imagen corporativa se vea afectada. Es una gran opción para dar una buena imagen sin incurrir en los gastos propios de alquiler o adquisición de un local físico.

2. Oficina moderna:

También conocida como Smart Office. Un tipo de oficina en la que, además de pensar en la funcionalidad, se crean espacios destinados a realizar actividades recreativas o de bienestar. Este tipo de oficina es útil, sobre todo, en empresas cuyos empleados están sometidos a mucha presión y que necesitan altos niveles de concentración y creatividad. Las oficinas de Google son un paradigma de este tipo de oficina.

3. Oficina compartida:

También llamado espacio de coworking. Se trata de un espacio dotado de todas las mayores comodidades de una oficina, pero que no le pertenece a ninguna empresa, sino que se alquila por partes y períodos de tiempo a pequeñas start-ups o profesionales independientes. Estos espacios compartidos abaratan los costos y ofrecen la oportunidad de conectar con otros profesionales.

4. Oficinas ejecutivas:

Es el modelo más tradicional. Lo habitual es que una empresa compre o alquile un edificio o parte de él y divida el espacio para crear oficinas privadas e individuales. La empresa diseña, amuebla y equipa el espacio para el desarrollo de su actividad. También se encarga de servicios y zonas comunes (aseos, cafetería o salas de conferencia).

¿Cuál es la importancia del diseño en las oficinas?

En los últimos años se ha hecho cada vez más evidente la necesidad de diseñar espacios de trabajo que no solo presten atención a las necesidades profesionales de quienes los ocupan, sino que también atiendan sus necesidades de seres humanos. Por eso, las empresas punteras han empezado a repensar la idea de oficina.

Un elemento de diseño de bajo costo es la pintura. Los colores claros y pasteles, además del blanco, son una buena manera para crear una sensación de mayor espacio y luminosidad, lo cual se traduce en un ambiente más feliz y productivo. Mientras tanto, los colores fuertes son ideales en lugares estratégicos para aumentar la energía y estimular la confianza en lugares donde se toman decisiones.

Las plantas también son un elemento clave, cada vez más en boga, en las oficinas. Añadir plantas al entorno de trabajo mejora la calidad del aire, reduce el estrés, aumenta la concentración y disminuye los trastornos psicológicos, como la depresión y el síndrome de déficit de naturaleza. Además, se ha demostrado que la relación con las plantas, verlas crecer, florecer, etc., motiva a los trabajadores a acudir a la oficina. Además, el color verde relaja la vista, por lo que tener una planta para contemplar algunos minutos al día ayuda a mitigar la fatiga ocular propia de los trabajos de oficina.

Todo apunta a que las oficinas se volverán ambientes cada vez más humanos y agradables. En los países más punteros en cuestiones de bienestar laboral, ya se empiezan a introducir oficinas pet friendly o mecanismos para que los padres y madres no tengan que separarse de sus hijos durante la mayor parte del día para poder seguir perteneciendo a la fuerza laboral.

Según el informe Wellness in the Workplace, de CBRE, el 79% de los trabajadores encuestados afirman que conciliar el trabajo con la vida familiar es una fuente de estrés, mientras que el 80%, sostiene que disponer de programas de bienestar en sus trabajos sería la clave para retenerlos y mantenerlos motivados durante los próximos 10 años.

El concepto de oficina, como muchas otras cosas, dio un vuelco en 2020, cuando la crisis sanitaria global llevó a empleados y empresas a repensar y reinventar los espacios de trabajo, haciendo que el home office se impusiera como el modelo principal para los trabajos de oficina. Existe todavía mucha polémica sobre la sostenibilidad a largo plazo de este modelo, así como sobre la relación entre pros y contras, pero lo cierto es que se trata de una modalidad de trabajo que no desaparecerá en el futuro próximo.

Datos curiosos sobre oficinas

• Una buena oficina no basta para crear un buen ambiente laboral. Las oficinas de Google en todo el mundo han servido como modelo de oficina ideal en los últimos años; sin embargo, por distintos factores, sus empleados no se cuentan entre los más satisfechos.
• Aproximadamente el 20% de los ocupados de España realiza trabajos de oficina.
• Según un estudio realizado por Ipsos, el 74% de los trabajadores españoles quisiera llevar a su mascota al trabajo, y un 36% considera este beneficio laboral más valioso que tener un coche de empresa o descuentos en comida.
• Durante la crisis sanitaria de 2020, el 69% de los empleados españoles manifestó el deseo de teletrabajar, pero sus empresas no lo permitieron.